يعتبر الديوان أمانة السر لمديرية التربية والتعليم حيث أن المراسلات الصادرة والواردة وحفظها من خلاله .
ويتكون من :
1.الصادر:
يقوم بتسجيل وختم وحفظ الكتب الرسمية الصادرة من المديرية إلى الوزارة أو المدارس أو أي جهة أخرى وحفظها حسب الأصول.
2.الوارد :
استقبال المراسلات الواردة من وزارة التربية والتعليم العالي والمدارس الحكومية والخاصة والمؤسسات الرسمية والشعبية وتسجيلها وتصويرها وحفظها حسب الأصول .
3.بريد المدارس :
يقوم بتوزيع البريد الصادر من المديرية(تعميم ،إجازة، دورة...... الخ) للمدارس الحكومية والخاصة ورياض الأطفال وتوصيل الكتب الأخرى للمؤسسات المختلفة.
4.البريد الالكتروني :
إرسال التعميمات الصادرة من المديرية إلى الصفحة الرئيسية لموقع المديرية والبريد الالكتروني الخاص بالمدارس ومتابعة البريد الوارد.
5.الحركة :
متابعة السيارات التابعة للمديرية من حيث الصيانة والمحروقات والحركة.
6. الخدمات:
متابعة أعمال النظافة والمراسلات والحراسة في المديرية .
(المطلوب من المدارس)
قام ديوان الوزارة بعمل برنامج محوسب، وتم تدريب سكرتيري وسكرتيرات المدارس عليه، ويتم متابعته بشكل دائم، وذلك لتسهيل العمل ومواكبة التطور ومن المتوقع ربط المدارس مع المديرية والوزارة في المستقبل القريب، ومن الضروري مراعاة الامور التالية :
1.تسجيل الوارد من المديرية والمؤسسات الاخرى في برنامج الوارد ، حيث يتم تسجيل كل كتاب يرد إلى المدرسة في برنامج الوارد ويتم وضع رقم وارد عليه بعد تسجيله وتصويره ومتابعته والرد عليه.
يوجد أرقام خاصة للوارد تم تزويد المدارس بها وهذه الأرقام ( المواضيع ) من رقم 1-57 وهي مواضيع الملفات التي نحتاجها .
2.تسجيل الصادر إلى المديرية في برنامج الصادر حيث يتم وضع رقم الملف حسب القسم ورقم الموضوع حيث يتم اختيارهما ويتم وضع رقم الصادر من البرنامج .
3.إخراج تقارير عن الكتب التي تم تسجيلها والاحتفاظ بها في ملف خاص يسمى تقارير الوارد والصادر وذلك لتسهيل الرجوع للكتاب .
4.ضرورة وضع الترويسة في كل كتاب يتم رفعه إلى المديرية – حيث يوجد بعض المدارس لا تضع ترويسه على الكتاب الذي يتم رفعه للمديرية وهذا عمل غير قانوني مع التأكيد على أن تكون الترويسة واضحة وباللغتين العربية والانجليزية .
5.بداية وموضوع ونهاية الكتاب ( رقم الكتاب الصادر والجهة الموجه اليها الكتاب –حضرة مدير التربية والتعليم المحترم – ثم التحية ثم الموضوع والعرض ثم النهاية – مع الاحترام واسم المدير وتوقيعه والخاتم وجهة الاختصاص .
حيث يتم وضع الرقم أولاً حسب الموضوع ثم حسب الملف ثم رقم الصادر
مثال 3/5 /250
6.ختم الكتاب بخاتم المدرسة . بعض المدارس لا تضع الختم على الكتاب وفي هذه الحالة لا يعتبر الكتاب رسمياً، ويتم اعادته مرة أخرى الى المدرسة مع الأخذ بعين الاعتبار أن يكون الختم واضحاً .
7.ضرورة رفع الكتاب بالتسلسل الإداري وأن يكتب مدير المدرسة رأيه بذلك – وفي حال رفع الكتاب بدون التسلسل الإداري أي من قبل معلم فإنه يتم اعادة الكتاب للمدرسة ليقوم المدير بالتعليق عليه وكتابة رأيه واضحاً فيه .
8.تسليم البريد يكون في الديوان فقط .
9. متابعة البريد الالكتروني الخاص بالمدرسة وموقع المديرية للإطلاع على آخر التعميمات الصادرة من المديرية إلى المدرسة.
10.أخذ البريد بشكل دوري وذلك بتكليف شخص معين من المدرسة.
12.وضع جهة الاختصاص بشكل واضح . .
13.الاحتفاظ بنسخة في المدرسة من الكتب التي يتم ارسالها للمديرية .
مع الاحترام
شكراً لتعاونكم
